Come Courier Suite ha aiutato un’impresa di spedizioni a migliorare molti processi aziendali

L’autoproduzione delle lettere di vettura, per un cliente che non nominiamo per ovvie questioni di privacy, è stata l’inizio della soluzione di molti suoi problemi. Si è trattato del classico “bandolo della matassa”, individuato il quale si sciolgono poi gli altri nodi del filo ingarbugliato. Una situazione capitata diverse volte, ma questa è da raccontare: perché leggendola chi ha problemi simili può sapere che c’è chi li risolve.

———————————————–

ATTENZIONE: UNA BELLA NOTIZIA!

Per i nuovi clienti Courier: scopri la Promozione BRT-50% e paghi a metà prezzo il connettore BRT integrato nella Suite Courier (promozione valida dall’1.04.2024 al 31.05.2024).

———————————————–

Partiamo dall’inizio. La prima telefonata arriva all’inizio di settembre, quando riparte il lavoro e tutti i pensieri sono rivolti alla ripresa e al futuro. L’imprenditore che ci contatta ha un’azienda della quale percepisce le potenzialità di sviluppo ma anche i problemi attuali di organizzazione. I contatti, tra telefonate e mail, servono ad affinare la conoscenza reciproca. Si arriva così al sopralluogo in azienda. La località è suggestiva ma non c’è tempo per guardarsi intorno, quando si lavora si va dritti alla meta. Ci torneremo in visita privata sicuramente. Ora siamo in una zona industriale e l’edificio moderno è anonimo ma sembra ben organizzato.

L’analisi della situazione e la scoperta del problema di gestione delle spedizioni

Sembra ben organizzato ma, una volta in sede, un primo indizio delle difficoltà ci salta subito agli occhi: troppa carta sulle scrivanie di lavoro. Approfondendo, vediamo che la procedura di inserimento delle spedizioni viene fatta utilizzando principalmente Microsoft Excel. Le richieste dei clienti arrivano per telefono, per mail… si prendono appunti… insomma tutta la gestione ci sembra confusa. Poi, dopo l’inserimento della spedizione nel programma c’è la necessità di produrre la lettera di vettura nel formato del vettore scelto. Un occhio esperto e abituato a risolvere i problemi capisce già il peso dei vari passaggi e comincia a ipotizzare la soluzione. Andando avanti nell’osservazione della routine di lavoro notiamo che arrivano telefonate di clienti che vogliono conoscere lo stato delle loro spedizioni. Le due operatrici, nonostante la buona volontà e i ritmi serrati di lavoro, non riescono a stare appresso anche a queste richieste in tempi brevi. Insomma, il lavoro c’è, l’azienda funziona ma ci sono grandi margini di miglioramento. Notiamo poi tanti altri dettagli che non vanno; però li riconduciamo logicamente ai problemi principali. Il pomeriggio avanza ed è l’ora di congedarci dal nostro imprenditore. Con la promessa, poi mantenuta, di farci vivi presto.

La costruzione di un piano operativo con le soluzioni necessarie e un preventivo modulare su misura.

In auto, al ritorno, qualche minuto di commenti sulla indubbia bellezza della zona ma il discorso va subito a quanto abbiamo appena visto. Siamo appassionati del nostro lavoro e soprattutto dopo un contatto diretto con il vissuto dei nostri clienti ci piace risolvere le situazioni. Due giorni dopo avremmo messo nero su bianco il documento da presentare ma i contenuti nascono proprio strada facendo. Partiamo da Courier Suite e costruiamo la configurazione su misura con i moduli più utili sul momento. E anche quelli che possono essergli molto funzionali, diremmo “strategici”, fin da subito. Abbiamo rilasciato numerosi moduli di autoproduzione delle lettere di vettura per tutti i principali vettori nazionali e internazionali e tantissimi corrieri della distribuzione. Per gli inserimenti massivi disponiamo di un modulo, XLS2Courier, che utilizza sempre Excel ma integrato nel gestionale in modo da abbattere possibili errori. E per monitorare lo stato delle spedizioni in corso? Altro modulo, altre ottime funzionalità: parliamo di Tracking Online. Questo modulo offre la tracciabilità in tempo reale che il nostro cliente può rendere disponibile online ai suoi clienti. Nel corso del rapporto poi abbiamo avuto modo di dimostrare concretamente il ritorno sull’investimento cominciato molto presto. Un’altra storia di successo che illustra il nostro modo di operare.

Se vuoi conoscere cosa possiamo fare per la tua azienda contatta ora un nostro esperto per una consulenza gratis di 30 minuti e una demo personalizzata.

Condividi questo articolo

A cura del Marketing & Comunicazione di Eurosoftware Italia